Från upptagenhet till värdeskapande

En artikel om när organisationen själv skapar motvind

Vi jobbar hårt.
Vi är upptagna.
Men rör vi oss framåt?

I många organisationer är dagarna fyllda av möten, arbete och i bästa fall beslut.
Trots ständig aktivitet upplever många att de inte riktigt kommer närmare sina mål, i alla fall inte med den hastighet eller fokus som krävs för att vara relevanta och konkurrenskraftiga.

En stor del av tiden går åt till att hantera saker som vi känner oss tvungna att prioritera, trots att vi innerst inne vet att de inte bidrar till det värde vi vill skapa.

Det kan kännas som att vi arbetar i motvind.
Varje steg framåt kräver kraft.
Varje förbättring måste kämpas fram.

Så var kommer all denna upptagenhet ifrån?
Och vad får den för konsekvenser?

Organisationell motvind

vad döljer sig bakom Upptagenheten?

Många organisationer bär fortfarande på strukturer och processer som är byggda för en annan tid.
Vi fastnar i föråldrade rapporteringsflöden, projektmodeller med fasta krav, eller silostrukturer där varje enhet optimerar för sig själv.

Det som en gång skapade tydlighet, skapar nu friktion.
Det som en gång skapade ordning, skapar nu omvägar.
Och utan en medveten, systemisk förbättringsresa riskerar vi att fastna i aktivitet som inte längre leder någonstans, men som ändå slukar all vår tid och energi.

När gammalt och nytt krockar

Många organisationer försöker idag bli mer kundnära, tvärfunktionella och snabbfotade.
Men dessa ambitioner krockar ofta med det system de fortfarande befinner sig i.

Vi försöker arbeta på nya sätt, men förväntas samtidigt leverera enligt gamla modeller.
Resultatet blir en osynlig men mycket verklig dragkamp, ett dubbelt operativsystem, där människor slits mellan motstridiga logiker.

Vi samarbetar i nya team, men mäts enligt gamla nyckeltal.
Vi pratar om värde, men ombeds rapportera på aktivitet och kostnad.
Vi vill vara flexibla och värdedrivna, men är fortfarande fast i årsplaner, budgetramar och långa beslutsvägar.

Konsekvensen?
Ännu mer aktivitet, men inte nödvändigtvis bättre resultat.

För att de nya arbetssätten verkligen ska få fäste och minska upptagenheten istället för att öka den behöver det gamla inte bara kompletteras, utan successivt monteras ner.
Så länge det gamla systemet består, i tex processer, beslutsvägar, hierarkier och belöningssystem, så är det också det som i praktiken styr. Inte för att det är bättre, utan för att det fortfarande är det som gäller. Det som är förankrat i ledningssystemen, det som är kopplat till resurser och det som människor lärt sig att navigera i för att lyckas i vardagen.

Därför behöver det dubbla operativsystemet ersättas av ett gemensamt. Annars kommer varje nytt arbetssätt behöva kämpa i motvind och upptagenheten fortsätta växa.

Börja med värdet och bygg sedan systemet kring det

För att skapa verklig och hållbar förändring behöver vi börja i rätt ände:
Inte i strukturen. Inte i processerna. Inte ens i teamen.

Vi behöver börja i värdet.
Vad är det vi vill åstadkomma? För vem? Och varför?

När det är tydligt kan vi designa arkitektur, processer och slutligen en organisation där roller, beslutsvägar, samarbete och struktur hänger ihop för att stödja detta värde.
Där samordning inte tvingas fram, utan uppstår naturligt ur gemensam riktning och syfte.
Där människor inte längre behöver kämpa emot organisationen för att skapa värde.

när vinden vänder

När vi lyckas organisera kring verkliga värdeflöden, från behov till leverans, börjar saker att falla på plats.

Processer, system och beslutsvägar börjar stödja det vi faktiskt vill uppnå.
Organisationen rör sig i en och samma riktning.
Vi behöver inte längre arbeta emot strukturen.

Då vänder motvinden.
Då förvandlas friktion till flyt.
Då frigörs energi istället för att dräneras.

Tillsammans kan vi gå från upptagenhet till framsteg.
Från aktivitet till värde.
Från utmattning till momentum.

Känner du igen den här sortens upptagenhet?
Hur ser den ut i din organisation?
Jag är nyfiken på dina tankar.